Pagamenti online
Cos'è
Modulo per incassare online il prezzo di una prenotazione o l'acquisto di un piano studio. Il pagamento avviene sul checkout ospitato del provider (Stripe o PayPal): Flo non salva i dati della carta e considera valido il pagamento solo dopo la conferma firmata del provider.
Dopo il pagamento Flo crea la prenotazione o attiva il piano, ed emette la fattura elettronica tramite il modulo Fatturazione.
Il provider di pagamento è scelto dalla configurazione dell'istanza, non dal cliente.
Quando è visibile
Il modulo si attiva con il flag enable_online_payments. La vendita dei piani studio richiede anche enable_subscriptions.
Perché un pagamento sia possibile servono tre condizioni:
- l'istanza ha un provider configurato e i prerequisiti di fatturazione a posto;
- l'attività o il piano hanno la vendita online attiva e un prezzo valido;
- l'utente è autenticato.
Nella sezione Fatturazione gli amministratori vedono i tab Pagamenti online e Ordini piani studio, disponibili solo quando i pagamenti online sono attivi.
Settori principali
- Fitness
- Wellness
- Servizi su appuntamento
- Configurazioni Enterprise con attività a pagamento
Dipendenze
Può attivare o richiedere:
Attivare i pagamenti
Lato amministrazione:
- Verifica i prerequisiti in Fatturazione → Impostazioni → Prerequisiti per i pagamenti online: provider di pagamento, credenziali di fatturazione elettronica, dati fiscali del cedente.
- Su ogni attività apri Servizi e nel pannello Pagamento online:
- attiva Abilita il pagamento online per questa attività;
- inserisci Prezzo lordo, Aliquota IVA e, se l'aliquota è 0, la Natura IVA (esenzione). Se il prezzo è vuoto, l'attività continua a usare il flusso con abbonamento o ingressi.
- Su ogni piano studio apri Piani studio e attiva Vendita online attiva. Il piano deve avere un prezzo, un'aliquota IVA e almeno un'attività collegata.
Solo le prenotazioni fatte per sé stessi possono essere pagate online: il pagamento a nome di un altro utente resta sul flusso tradizionale.
Pagare una prenotazione
- In Prenota scegli un'attività con pagamento online: compare Prezzo online con l'importo.
- Seleziona lo slot e conferma. Il pagamento online gestisce una sola prenotazione alla volta: se hai già una lezione nel carrello, confermala o svuotala.
- Si apre la finestra Dati per la fattura: nome o ragione sociale, partita IVA, codice fiscale, indirizzo, CAP, comune, provincia, paese, PEC e codice destinatario SDI. I campi sono precompilati dai dati dell'utente quando disponibili. Serve almeno il codice fiscale o la partita IVA con nome e indirizzo completi.
- Seleziona Continua al pagamento: Flo crea l'ordine, blocca temporaneamente lo slot e apre il checkout del provider (per impostazione predefinita il blocco dura 30 minuti).
- Paga sul checkout. Flo non salva i dati della carta.
Al ritorno dal checkout la pagina mostra lo stato:
| Messaggio | Significato |
|---|---|
| Pagamento ricevuto. Prenotazione confermata. | Prenotazione creata. |
| Pagamento ricevuto. Conferma della prenotazione in corso. | Pagamento acquisito, prenotazione in finalizzazione. |
| Pagamento non ancora completato. | Il provider non ha ancora confermato. |
| Pagamento non riuscito. | Nessun addebito confermato. |
| La sessione di pagamento è scaduta. | Lo slot è stato liberato. |
| Pagamento ricevuto. Lo staff deve completare la verifica. | Caso da controllare a mano. |
Quando la prenotazione è confermata, la trovi nell'account e la fattura viene inviata via email. Se il pagamento riesce ma lo slot non è più disponibile, Flo rimborsa il pagamento.
Acquistare un piano studio
- Nell'area Account → I miei abbonamenti compare la sezione Piani studio disponibili con durata, ingressi, quota prenotazioni e IVA.
- Seleziona Acquista piano.
- Scegli la Data di inizio (futura) e inserisci i Dati di fatturazione.
- Seleziona Vai al pagamento e completa il checkout sul provider.
- Al ritorno Flo verifica l'ordine con il provider e mostra lo stato: pagamento confermato, in elaborazione, non riuscito, in verifica, rimborsato o annullato.
Quando il pagamento è confermato, Flo attiva un abbonamento cliente con le condizioni acquistate (prezzo, durata, ingressi e attività restano quelle del momento dell'acquisto) e invia la fattura. Nella pagina I tuoi ordini online restano visibili gli ordini e, se il pagamento non è concluso, il pulsante per continuare.
Rimborsi
I rimborsi si gestiscono dall'amministrazione:
- Abbonamenti: dettaglio dell'abbonamento cliente → Rimborsa (disponibile solo per abbonamenti pagati online, non scaduti o cancellati);
- Prenotazioni: dettaglio dell'ordine in Fatturazione → Pagamenti online → Rimborsa pagamento.
La finestra di rimborso dell'abbonamento propone due modalità:
| Modalità | Effetto |
|---|---|
| Rimborso totale | Restituisce l'intero importo pagato online. |
| Rimborso periodo residuo | Restituisce la quota proporzionale ai giorni residui (non disponibile per abbonamenti senza scadenza). |
Per una prenotazione il rimborso restituisce l'intero pagamento.
Prima di rimborsare, Flo verifica il pagamento sul provider e rifiuta i doppi rimborsi. Dopo il rimborso:
- l'ordine passa a Rimborsato;
- per gli abbonamenti vengono cancellati anche l'abbonamento e le prenotazioni future collegate;
- se la fattura era già stata emessa, Flo prepara una nota di credito TD04 in bozza da rivedere e inviare dalla sezione Fatturazione; con la fatturazione elettronica spenta il rimborso resta valido e la nota mancante viene segnalata.
Ordini lato amministrazione
In Fatturazione trovi due elenchi:
- Pagamenti online — ordini generati dal pagamento di una prenotazione;
- Ordini piani studio — acquisti di piani studio.
Entrambi hanno filtro per stato, ricerca (cliente o riferimento pagamento) e dettaglio ordine con cliente, importo, provider, date, righe, dati di fatturazione e stato di fattura ed email. Nel dettaglio puoi eseguire azioni di recupero:
| Azione | Quando |
|---|---|
| Conferma pagamento | Dopo aver verificato il pagamento sul provider, per ordini in verifica. |
| Finalizza prenotazione / Attiva piano | L'ordine è pagato ma la prenotazione o l'abbonamento non è stato creato. |
| Rilascia | Il pagamento non è arrivato: l'ordine torna scaduto e non crea nulla. |
| Rimborsa pagamento | Il pagamento va restituito (non disponibile se l'attivazione è già completata). |
| Riprova fattura | L'invio della fattura è fallito in modo deterministico. Su esito incerto chiede di confermare prima che non esista già una fattura. |
Stati principali
| Stato | Significato |
|---|---|
| In attesa / Checkout creato | Ordine creato, pagamento non ancora avviato o completato. |
| Pagato | Pagamento confermato dal provider. |
| Prenotazione confermata / Completato | Prenotazione creata o piano attivato. |
| Scaduto | Il tempo per pagare è finito e lo slot è stato liberato. |
| Pagamento fallito | Il provider non ha confermato il pagamento. |
| Richiede controllo | Caso da verificare manualmente. |
| Rimborso in corso / Rimborsato | Rimborso avviato o concluso. |
Fattura ed email hanno stati propri (in coda, in elaborazione, inviata, fallita, non inviata) visibili nel dettaglio ordine.
Buone pratiche
- Prima di attivare la vendita online, completa i prerequisiti e fai un pagamento di prova in ambiente di test.
- Tieni allineati prezzo, IVA e natura IVA di attività e piani: senza aliquota valida la vendita online non parte.
- Controlla con regolarità il tab Pagamenti online: gli ordini in Richiede controllo aspettano una decisione.
- Verifica sempre sul provider prima di confermare un pagamento o ritentare una fattura.
- Dopo un rimborso, apri la bozza di nota di credito in Fatturazione e inviala se dovuta.