Form pubblici

Cos'è

Modulo per creare form pubblici, ricevere richieste e gestire i dati conservati.

Ogni form ha campi configurabili, testi per lingua, regole di consenso e un widget di presentazione. Le richieste inviate dai visitatori arrivano in un archivio consultabile, con contatto collegato e allegati.

Quando è visibile

È visibile quando il modulo Form pubblici è attivo sull'istanza e l'utente ha i permessi necessari.

L'accesso dipende dal ruolo: la gestione dei form e delle richieste è per i profili operativi, le impostazioni di conservazione sono riservate ai profili più alti.

Settori principali

• Enterprise
• Real Estate
• Clienti con moduli di contatto, richieste informazioni o candidature sul sito

Dipendenze

Può essere collegato a:

• Contatti (archivio centrale)
• Multilingua
• Sito web del cliente

Creare un form

1. Apri Form pubblici.
2. Crea un Nuovo form.
3. Compila nome, slug e descrizione nella lingua selezionata.
4. Aggiungi i campi e configurane le regole.
5. Configura il widget pubblico con layout e testi per lingua.
6. Imposta consensi e conservazione.
7. Salva e seleziona Pubblica.

Solo la versione pubblicata è disponibile per il sito: le modifiche salvate ma non pubblicate restano in amministrazione.

Campi del form

Per ogni campo configuri:

• Chiave: identificatore semplice e univoco, usato nei dati inviati;
• Label: l'etichetta mostrata nel form;
• Tipo: Testo, Email, Telefono, Testo lungo, Selezione, Checkbox o File;
• Campo obbligatorio;
• regole specifiche: lunghezza massima, opzioni per le selezioni, estensioni accettate per i file.

I campi file usano un caricamento diretto e privato: il file non è mai raggiungibile con un indirizzo pubblico.

Widget pubblico

Il widget definisce come il form appare sul sito:

• Layout: Impilato (una colonna) o Compatto (meno spazio su desktop);
• Mostra titolo e Mostra descrizione;
• testi per lingua: titolo, descrizione, testo del pulsante e messaggio mostrato dopo l'invio.

L'anteprima in amministrazione usa la lingua predefinita; il sito usa le lingue attive e, se un testo manca, ripiega sulla lingua principale.

Dove appare il form

Il form pubblicato viene letto dal sito tramite lo slug: la posizione nella pagina (ad esempio sezione contatti, pagina candidature o finestra modale) è decisa dal sito, mentre contenuti e campi si gestiscono da Flo senza modificare il sito.

La pagina pubblica del form è protetta da verifica anti-bot e limiti di richieste.

Consensi e privacy

• Privacy e Termini sono due consensi distinti e obbligatori: il visitatore deve accettarli entrambi per inviare.
• Per ogni consenso puoi indicare la versione del documento; la versione accettata viene registrata con la richiesta.
• Il consenso marketing non fa parte di questo modulo.

Richieste ricevute

Le richieste si consultano per form. Puoi filtrare per stato: Aperta, In lavorazione, Chiusa, Spam.

Il dettaglio della richiesta è organizzato in schede:

• Riepilogo: dati principali, consensi e scadenza di conservazione;
• Contatto: il contatto collegato, con ricerca, collegamento manuale e scollegamento;
• Allegati: anteprima per immagini e PDF, download privato per gli altri file;
• Dati inviati: i valori del form, con la possibilità di vedere i dati tecnici;
• Audit accessi: letture, download e modifiche della richiesta.

Operazioni disponibili:

• Esporta CSV o Esporta JSON delle richieste filtrate;
• Elimina una richiesta e i file collegati (operazione definitiva, riservata ai profili più alti);
• Legal hold: blocca la cancellazione automatica della richiesta e dei file per un anno; puoi attivarlo e rimuoverlo dal dettaglio.

Contatto collegato

Quando arriva una richiesta con un'email valida, Flo cerca il contatto nell'archivio:

• se non esiste, lo crea;
• se esiste, arricchisce i dati mancanti.

Il collegamento è automatico ma correggibile: dal dettaglio puoi cercare un altro contatto, collegarlo o scollegarlo. Se il collegamento automatico non riesce, la richiesta non viene rifiutata: puoi collegarla a mano.

Conservazione e impostazioni

Le Impostazioni di conservazione (riservate ai profili più alti) definiscono:

• Conservazione richieste (giorni) e Conservazione file (giorni);
• Scadenza upload pendenti (ore): elimina i caricamenti iniziati e mai confermati;
• Conservazione audit (giorni);
• Durata export e Durata URL upload (minuti);
• Dimensione massima file e Tipi file consentiti;
• Legal hold: abilita il blocco della cancellazione automatica.

Alla scadenza, la manutenzione elimina i dati e i file collegati; il legal hold blocca la cancellazione finché resta attivo.

Buone pratiche

• Definisci prima i campi e i consensi, poi pubblica: ogni modifica va ripubblicata per arrivare sul sito.
• Usa chiavi semplici e stabili: sono i nomi con cui leggi i dati delle richieste.
• Compila sempre le versioni dei documenti Privacy e Termini.
• Controlla con regolarità le richieste aperte e aggiornane lo stato.
• Collega o correggi i contatti per tenere l'archivio ordinato.
• Imposta conservazioni coerenti con le esigenze del cliente e attiva il legal hold solo quando serve davvero.